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ほんじゃら堂

めんどくさい仕事をラクにする作業自動化レシピ集

GMailで日報メール作成を簡略化する

会社でGoogle Appsが導入され、 メールもGMailを標準で使えるようになった。

ちょっと慣れてきたので最近見つけた、毎日の日報作成を楽にする 便利機能をまとめておく。

といっても使うのは 「連絡先グループ機能」と「定型文作成機能」の2つだけなのだけど。

連絡先グループ機能でグループ作成

GMailの連絡先機能には「グループ機能」というものがある。 グループを作成して、そこに対してメールアドレスを追加していくことで、 例えば「日報送信先」のようなグループを作成することができる。

連絡先は下記のようにアプリメニューから開くことができる。

f:id:piro_suke:20160207222226p:plain

左側の「新しいグループ...」をクリックする。

f:id:piro_suke:20160207222245p:plain

グループ名を決めて作成する。 f:id:piro_suke:20160207222258p:plain

最後に作成したグループにメールアドレスを追加していく。

f:id:piro_suke:20160207222314p:plain

これで、メールの送信先にグループ名を入力すると、 そのグループに含まれるアドレスがドバッと送信先として設定される。

返信定型文作成機能でフォーマットを登録しておく

定型文はメール作成画面で保存したり読み込んだりできる。 返信じゃなくても利用可能。

メール作成画面を開いて右下の矢印をクリックし、「返信定型文」メニューを開く。

f:id:piro_suke:20160207222336p:plain

定型文を登録するときは、まずメール作成画面に文面を入力してから 定型文を保存する。

定型文を読み込む時は保存した定型文を「挿入」メニューから選べば メール文面として挿入される。

簡単でした。

メールの超プロが教える Gmail仕事術

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